Neste guia rápido você vai aprender a preparar e registrar a estimativa de quantidades exigida pelo Inciso V da instrução normativa da SEGES/ME, deixando claro que quantidades e valores são estimativas; você verá como adaptar para pregão eletrônico e presencial, para registro de preços e SRP, usar métodos simples como histórico e médias, agrupar itens para facilitar a cotação, envolver áreas técnicas e fornecedores, documentar fontes e premissas e redigir o ETP para permitir ajustes sem perder a transparência.
Você deve começar lendo o Inciso V, Art. 9º, com calma. Esse dispositivo pede que o Estudo Técnico Preliminar (ETP) apresente a estimativa de quantidades para o objeto da contratação. Leia o texto e destaque o que é obrigatório: quantidades, prazos e critérios técnicos. Para contextualizar a nova legislação, consulte as Regras gerais da nova lei de licitações.
Depois, reúna dados práticos que suportem a estimativa: consumo passado, notas fiscais, ordens de compra e relatórios de estoque. Para serviços, use relatórios de horas e contratos anteriores. Com esses dados, calcule médias e desvios para obter números com base, não apenas palpites.
Faça a estimativa para o conjunto do objeto. No ETP, apresente quantidades e valores unitários como estimativas globais para o pacote de itens e explique que são referenciais. Prepare uma planilha simples e um texto que explique as premissas, mostre as fontes e indique a margem de segurança adotada, além de notas sobre variações possíveis e necessidade de ajustes na fase de projeto executivo ou no termo de referência.
Registre tudo. Se alguém questionar depois, a sua fonte e as premissas falarão por você.
Por isso, Liste as quantidades previstas e os critérios usados para calculá-las. Mostre o montante estimado de itens ou horas e indique como chegou a esses números. Informe também os valores unitários estimados, o custo total por conjunto de itens, a data e a fonte das cotações (mercado ou orçamento interno) e o período de referência.
Registre hipóteses e riscos que afetam a estimativa: sazonalidade, risco de descontinuação de fornecedor, possibilidade de reajuste. Explique a margem de segurança adotada e apresente cálculos simples que a justifiquem.
Transparência nas premissas evita retrabalho e questionamentos.
Crie seção clara no ETP chamada Estimativa de Quantidades com tabela: item, descrição, unidade, quantidade estimada, valor unitário estimado, total estimado. Anexe documentos extraídos de sistemas institucionais que apoiem cada número: relatório de saídas, notas fiscais e planilhas de consumo, citando essas fontes no texto.
Lembre que é importante definir a revisão periódica para estimativas usadas em Registro de Preços, indicando quando e por quem a estimativa deve ser atualizada.
Guarde cada arquivo com data e responsável. No futuro, isso será seu melhor comprovante.
Insira nota explícita no ETP dizendo que quantidades são estimativas. Acrescente uma tabela de cenários: conservador, provável, otimista, mostrando como as quantidades e valores mudam em cada cenário.
Melhor prevenir do que remediar: deixe claro o caráter estimativo e você evita pedidos de esclarecimento desnecessários.
Um ETP claro é como um mapa: ajuda o público a chegar ao mesmo destino que você.
Pense no licitante do outro lado da tela. Facilite a vida dele e você acelera a licitação.
Deixe claro no ETP que a estimativa é referência para dimensionamento do registro; execuções podem demandar menos ou mais. Inclua aviso sobre gestão do saldo e limites de contratação.
Quando a estimativa é vista como guia, o processo flui com menos surpresas.
Se o dado é fraco, seja explícito. Melhor uma estimativa baseada em hipótese clara do que um número sem suporte.
Como agrupar itens para facilitar a estimativa de quantidades e a cotação
Agrupe e justifique itens por função, similaridade ou fornecedor. Agrupe também por lote de entrega ou frequência. Mantenha um grupo separado para itens eventuais de pequeno volume.
Agrupar bem é como organizar uma despensa: facilita achar e repor o que falta.
Mostre estimativas por conjuntos lógicos. Indique se a compra será por grupo fechado ou por itens avulsos e justifique a escolha.
Trate o conjunto como uma peça única para efeitos de planejamento, mesmo que seja composta por vários itens.
Causas: fatores externos (preço de matéria-prima, câmbio), internos (refinamento do projeto, erro inicial) e atualização normativa. Documente as causas no ETP para fortalecer a justificativa.
Se você documenta a causa da mudança, a justificativa fica mais sólida.
Transparência se faz com regras claras e exemplos que mostrem a aplicação prática.
Coloque aviso explícito em local visível e no rodapé das tabelas: Valores e quantidades estimados e sujeitos a alteração. Informe que ajustes serão feitos com base em critérios técnicos e econômicos já declarados no ETP e liste indicadores que justificarão ajuste.
Um aviso claro reduz contestação e dá contexto às decisões futuras.
Use planilhas com consumo mensal, média e desvio padrão; pesquise preços em catálogos e faça cotações com pelo menos três fornecedores. Registre todo o processo de validação no ETP, mostrando tabelas e fontes consultadas. Consulte também Fontes oficiais de índices e preços para calibrar margens por variação de custos.
Use ferramentas simples. O que importa é a qualidade da fonte e a clareza do registro.
Registre 12 meses de consumo, calcule média e desvio, e aplique margem (ex.: 10%). Peça cotações e anote data e contato. Combine histórico e cotações recentes com ponderação clara (ex.: 60% histórico, 40% cotações).
Uma planilha bem feita conta a história dos números. Registre cada linha.
Convoque áreas usuárias para validar consumo e premissas (confirmação por e-mail ou reunião). Consulte fornecedores sobre disponibilidade e prazos, e documente todas as interações (e-mails, atas, memorandos) como fontes no ETP.
Incluir as áreas e fornecedores é convidar quem sabe para validar sua proposta.
Anote todas as fontes (NF, sistema de compras, cotações) e descreva o que cada uma aporta à estimativa. Indique claramente a margem de segurança e sua justificativa, registrando o cálculo que gera a margem e o valor final.
Se você documenta bem, ninguém irá confundir estimativa com compromisso firme.
Use frases curtas, evite jargões sem explicação e inclua notas explicativas quando necessário. Use tabelas objetivas (código, descrição, unidade, quantidade estimada, preço unitário estimado, total) e um sumário com total estimado, margem adotada e principais riscos.
Clareza é fazer com que qualquer gestor ou fornecedor entenda em poucos minutos.
Descreva o item pelo que é e pelo que faz (ex.: Papel A4, 75 g/m², pacote 500 folhas). Para serviços, descreva escopo em ações. Use exemplos práticos quando houver ambiguidade e padronize termos (ex.: pacote para papel).
Escrever bem é explicar até para quem nunca comprou o item.
Indique explicitamente que o detalhamento é estimativo e sujeito a alteração no ETP
Coloque informações de estimativas de quantiaddes em nota no rodapé das tabelas: Valores e quantidades estimados e sujeitos a alteração e explique no corpo do ETP os cenários que podem alterar as quantidades.
Repetição bem colocada ajuda a fixar a ideia sem cansar o leitor.
Você já tem o mapa: trate a estimativa de quantidades como orientação, não como sentença. No ETP, deixe claro que quantidades e valores são estimativas e ancore tudo em documentação (NF, cotações, histórico). Use margem de segurança, critérios objetivos e cláusulas que permitam revisão sem perder a transparência. Agrupe itens com critério, padronize descrições para pregão eletrônico e detalhe quando o pregão for presencial. Envolva as áreas técnicas e os fornecedores; peça confirmação por e‑mail e anexe tudo. Médias, histórico e padrões técnicos, somados a boas notas explicativas, dão credibilidade ao seu número. Em suma: seja direto, registre a fonte e deixe regras claras para ajustes. Quer aprofundar? Leia mais artigos em https://licitolandia.com.br.
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